Control de stock y despachos: cómo evitar quiebres y atrasos en tu negocio
Pocas cosas molestan tanto a un cliente como comprar en una tienda online y recibir, días después, un mensaje que dice: «Lo sentimos, nos quedamos sin stock y no podremos enviar tu pedido a tiempo».
En los negocios que venden productos físicos, la logística es donde se juega la reputación. Cuando los insumos no llegan a tiempo o los despachos se pierden sin seguimiento, los costos suben y las ventas se caen.
La buena noticia es que con tres hábitos simples puedes evitar la mayoría de estos problemas: saber cuándo volver a pedir, seguir cada despacho y revisar bien lo que llega.
1. Pide antes de quedarte sin nada
La causa más común de quedarse sin stock es esperar a que se acabe la última unidad para recién hacer el pedido. Para evitarlo, hay dos conceptos clave:
- Stock de seguridad: una cantidad mínima que siempre debes tener guardada para cubrir imprevistos, como un atraso del proveedor o una semana de ventas más alta de lo normal.
- Punto de reorden: el nivel de stock en el que debes hacer el siguiente pedido, considerando los días que tarda el proveedor en entregarte.
1. El stock llega al punto de reorden y haces el pedido. 2. El pedido llega justo cuando empezabas a usar el stock de seguridad. Si el proveedor se atrasa, ese colchón te cubre.
Cómo calcular tu punto de reorden
La fórmula es simple:
Punto de reorden = (unidades que vendes al día × días que tarda el proveedor) + stock de seguridad
Por ejemplo, si vendes 10 unidades al día, tu proveedor tarda 5 días en entregar y quieres un stock de seguridad de 20 unidades:
(10 × 5) + 20 = 70 unidades
Es decir, apenas te queden 70 unidades, haces el siguiente pedido. Para definir el stock de seguridad, una forma práctica es pensar cuántos días de atraso ha tenido tu proveedor en el pasado y multiplicarlos por tus ventas diarias.
Si vendes por internet, aprovecha tu plataforma: WooCommerce y Shopify, por ejemplo, permiten activar un aviso de stock bajo. Si además vendes en otros canales, como Mercado Libre, mantén el stock sincronizado entre todos para no vender lo que ya no tienes.
2. Haz seguimiento a cada despacho
No basta con enviar la orden de compra y esperar a que llegue el camión. Alguien debe seguir cada despacho de forma activa:
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Al confirmar el pedido | Pide la fecha estimada de despacho y de entrega. |
| Cuando sale el envío | Pide el número de seguimiento, el nombre de la empresa de transporte y la guía de despacho. |
| Mientras está en camino | Revisa el estado en la web del transportista, como Chilexpress, Starken o Blue Express, para detectar atrasos antes de que afecten tus entregas. |
| Si hay un atraso | Avisa de inmediato a los clientes afectados, con una nueva fecha. Es mucho mejor que un silencio. |
3. Revisa bien lo que llega
Cuando llega la mercadería, revísala antes de firmar la guía como recibida:
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Cuenta
Verifica que la cantidad de bultos y productos coincida con la orden de compra y con la guía de despacho.
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Revisa el estado
Que las cajas no vengan golpeadas, abiertas ni húmedas. Si encuentras algo, anótalo en la guía antes de firmar y saca fotos. Sin esa anotación, reclamar después es mucho más difícil.
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Registra de inmediato
Ingresa los productos en tu planilla de stock o en tu tienda online apenas los recibas, para que queden disponibles para la venta.
Un buen control de stock parte por comprar bien. Te puede servir cómo ordenar las compras de tu pyme y cómo elegir proveedores más allá del precio, donde el plazo de entrega es uno de los criterios clave.
En resumen
La logística y el control de stock están en el centro de la experiencia de compra. Pedir a tiempo, seguir cada despacho y revisar bien lo que llega evita quiebres de stock, protege tus márgenes y hace que tus clientes reciban lo que compraron, a tiempo y en buen estado.
¿Te quedas sin stock en el peor momento?
Calculo tus puntos de reorden, ordeno tu planilla de inventario y hago seguimiento a los despachos de tus proveedores, para que siempre tengas lo que vendes.