Conciliación básica para pymes: cómo cruzar facturas, órdenes de compra y pagos
En el día a día de una pyme es fácil perderle la pista a los gastos. Llegan facturas al correo, se pagan transferencias desde el celular y las compras se hacen sobre la marcha. Cuando llega fin de mes, el saldo del banco no calza con los registros y nadie sabe bien si una factura ya se pagó, si se pagó dos veces o si quedó pendiente.
Ordenar esto no requiere un sistema caro. Requiere una rutina simple de revisión, que tiene dos partes:
- Antes de pagar: revisar que la factura coincida con lo que pediste y con lo que recibiste.
- A fin de mes: cuadrar los movimientos del banco con tus facturas y comprobantes.
Antes de pagar: el cruce de tres documentos
En administración se le llama cruce de tres vías. Antes de pagar una factura, revisas que estos tres documentos digan lo mismo:
Solo pagas cuando los tres coinciden en producto, cantidad y precio. Si algo no calza, se resuelve antes de transferir.
- Orden de compra: muestra qué pediste, en qué cantidad y a qué precio. Te explico cómo hacerla en órdenes de compra para pymes.
- Guía de despacho o recepción: demuestra que la mercadería llegó y que la revisaste. Te cuento cómo recibirla en control de stock y despachos.
- Factura electrónica: es el cobro del proveedor. Todas las que recibes aparecen también en el Registro de Compras y Ventas del SII, así que puedes revisarlas ahí.
Qué hacer si algo no calza
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| La factura cobra un precio mayor al de la orden de compra | No la pagues todavía. Pide al proveedor una nota de crédito por la diferencia, o reclama la factura en el Registro de Compras y Ventas dentro de los 8 días corridos desde que la factura llega al SII (se abre en una pestaña nueva). |
| Llegó menos de lo que se facturó | Paga solo lo recibido y pide una nota de crédito por lo que faltó, o acuerda cuándo llega el resto. |
| Te cobraron un despacho que no estaba acordado | Muestra la orden de compra, donde quedó escrito quién pagaba el despacho. |
| Llega una factura sin orden de compra | Averigua quién hizo el pedido y si estaba autorizado antes de pagar. |
A fin de mes: cuadra el banco con tus registros
Una vez revisadas y pagadas las facturas, el siguiente paso es comparar tus registros con los movimientos reales de tu cuenta:
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Descarga la cartola del mes
Exporta los movimientos de tu cuenta bancaria en formato de planilla, como Excel. Casi todos los bancos lo permiten desde su sitio web.
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Asocia cada cargo a su respaldo
Ninguna salida de dinero debe quedar sin explicación. Al lado de cada cargo, anota el número de la factura o boleta que pagaste. Si un cargo no tiene respaldo, investígalo de inmediato.
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Separa los cargos del banco y otros gastos
Comisiones bancarias, mantención de la cuenta o cargos de tu máquina de pago con tarjeta. Revisa si tu banco te los factura y regístralos como gasto del mes.
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Guarda el comprobante con la factura
Adjunta el comprobante de transferencia a cada factura pagada, en una carpeta por mes. Así cada compra queda completa: orden, guía, factura y pago.
Hacer esto cada mes, y no solo cuando lo pide el contador, te permite detectar a tiempo pagos duplicados o cobros que no correspondían. Y si además quieres ordenar cuándo pagas, te puede servir cómo armar un calendario de pagos.
Una vez que tus gastos están conciliados, el siguiente paso es compararlos con lo que planificaste: te lo explico en control de presupuesto por área.
En resumen
La conciliación no es un trámite para el contador a fin de año. Es la primera defensa de la caja de tu negocio. Revisar orden de compra, guía y factura antes de pagar, y cuadrar el banco cada mes, evita cobros indebidos y pagos duplicados, y te da claridad sobre a dónde va cada peso.
¿El saldo del banco nunca te calza?
Te ayudo a ordenar tus facturas, órdenes de compra y pagos, y a dejar una rutina mensual de conciliación simple, para que siempre sepas qué pagaste y qué falta.