Checklist de documentación para nuevos clientes: qué pedir y cómo
Uno de los frenos más comunes al empezar un servicio es juntar la información inicial. El acuerdo ya está firmado, pero el proyecto se detiene dos semanas porque faltan los datos de facturación, los accesos a una plataforma o el logo en buena calidad.
Casi siempre el problema está en cómo pedimos las cosas. Enviamos un correo pidiendo «los datos para empezar», el cliente responde con la mitad, tres días después le pedimos lo que faltó y el inicio se vuelve tedioso para ambos.
La solución es pedir todo de una vez, ordenado y con una explicación breve de para qué sirve cada cosa.
Las tres partes de tu checklist
Para no abrumar al cliente, divide lo que necesitas en tres bloques:
Tres bloques claros se completan más rápido que una lista larga y desordenada.
1. Datos tributarios y de facturación
Son los datos que necesitas para emitir boletas o facturas electrónicas en el SII:
| Dato | Para qué lo necesitas |
|---|---|
| Razón social y nombre de fantasía | La razón social va en la factura. El nombre de fantasía es como el cliente se presenta. |
| RUT de la empresa | Es obligatorio para emitir la factura electrónica. |
| Giro | La actividad registrada en el SII, que también va en la factura. |
| Dirección tributaria | Calle, número, comuna y ciudad, tal como aparecen en el SII. |
| Correo para facturas | Para enviar la factura a la persona correcta y que no se pierda entre otros correos. |
2. Contactos del cliente
| Rol | Qué hace en el proyecto |
|---|---|
| Quien decide | Aprueba los entregables importantes y los cambios de presupuesto. |
| Contraparte del día a día | Responde las dudas habituales y revisa los avances contigo. |
| Encargado de pagos | Recibe las facturas y coordina las fechas de pago. |
En una pyme pequeña, muchas veces las tres son la misma persona. Igual conviene preguntarlo: te ahorra confusiones cuando llega la primera factura.
3. Accesos y material de trabajo
| Qué necesitas | Cómo pedirlo |
|---|---|
| Acceso a sus plataformas (web, redes, tienda, correo) | Lo ideal es que el cliente te cree un usuario propio, con los permisos justos. Así no comparte su clave y puede quitarte el acceso cuando termine el proyecto. |
| Contraseñas, si no hay otra opción | Nunca por correo o chat en texto plano. Usa un gestor de contraseñas con opción de compartir, como Bitwarden o 1Password, y pide que la cambie al terminar. |
| Logos y manual de marca | En la mejor calidad que tenga, idealmente en formato vectorial (SVG, AI o PDF), en una carpeta compartida. |
| Documentos previos | Informes, manuales o trabajos anteriores que te ayuden a entender su situación, en la misma carpeta. |
Pide solo lo que de verdad necesitas para el trabajo. Además de ser más fácil para el cliente, desde diciembre de 2026 la nueva Ley 21.719 (se abre en una pestaña nueva) de protección de datos personales exige cuidar y limitar los datos de personas que recibes.
Tres reglas para recibir todo a tiempo
-
Usa un solo formulario o documento
En vez de pedir datos sueltos en el cuerpo de un correo, envía un formulario (por ejemplo, de Google Forms) o un documento compartido con los espacios para completar. El cliente solo rellena, y tú recibes todo en un mismo lugar.
-
Explica para qué necesitas cada cosa
Si pides algo poco habitual, como el acceso al panel de administración de su web, explica en una línea por qué es necesario para empezar. La gente prioriza lo que entiende.
-
Acuerda una fecha límite
Conecta la fecha con algo que le importa al cliente:
«Para entregarte el primer avance en la fecha que acordamos, necesitamos esta información antes del jueves a las 18:00.»
Esta lista funciona mejor como parte de una buena bienvenida. Te explico cómo armarla en cómo dar la bienvenida a un nuevo cliente.
En resumen
Pedir la información de un nuevo cliente no tiene por qué ser un trámite pesado. Con una lista clara, una explicación breve de cada dato y una persona encargada de hacer el seguimiento, tu negocio se ve ordenado y el proyecto parte sin demoras.
¿Tus proyectos se atrasan esperando datos del cliente?
Armo tu formulario de inicio, tu lista de documentos y un proceso para pedir accesos de forma segura, para que cada proyecto parta a tiempo.